Ścieżki kariery w instytucjach europejskich

O możliwości i perspektywach zatrudnienia w instytucjach europejskich rozmawiamy z Moniką Mróz z Europejskiego Urzędu Doboru Kadr, który zajmuje się organizacją konkursów dla przyszłych urzędników UE.

Co trzeba zrobić, by zostać pracownikiem instytucji europejskich?

Należy zgłosić się do konkursu wyłącznie przez Europejskie Biuro Doboru Kadr (EPSO). Ogłoszenia o konkursach dostępne są na naszej stronie internetowej: http://europa.eu/epso/.

Jakie są podstawowe warunki udziału w konkursie?

Należy posiadać obywatelstwo jednego z państw członkowskich i znać minimum dwa języki urzędowe. Pierwszym w przypadku Polaków zazwyczaj będzie język polski, drugim angielski, niemiecki lub francuski. Niektóre konkursy, np. dla tłumaczy, wymagają znajomości trzeciego języka, Również przed pierwszym awansem należy wykazać się znajomością trzeciego języka, czyli drugiego obcego, którego można się douczyć, pracując w instytucjach UE.

Oczywiście trzeba mieć motywacje do pracy, dobrze rozwinięte umiejętności analityczne, organizacyjne i komunikacyjne. Umiejętność przystosowania się do różnych środowisk i grup zawodowych, gdyż przyszli urzędnicy muszą pracować z ludźmi z całej Europy.

Jak wygląda proces konkursowy?

Zgłoszenia przyjmowane są na naszą stronę internetową, która składa się z trzech części. Pierwsza zawiera informacje ogólne o pracy, procedury, przykładowe testy. W drugiej dokonuje się zgłaszania na konkurs i uzyskuje informacje w trakcie udziału. Trzecia zawiera informacje dla laureatów konkursów.

Konkurs podzielony jest na dwa etapy. Pierwszy to testy komputerowe, które organizowane są w Brukseli lub innym państwie członkowskim. Istnieją również centra testowe poza UE, np. w USA, Chinach czy Południowej Afryce. Drugi etap odbywa się w Brukseli lub Luksemburgu.

Konkursy na profile ogólne organizowane są w cyklach powtarzanych co roku, np. ogólni administratorzy w marcu, a asystenci w listopadzie/grudniu. Konkurs trwa od 5 do 9 miesięcy. Po jego zakończeniu tworzy się listę rezerwową inaczej listę laureatów, z której instytucje same rekrutują poszczególne osoby. Taka lista ważna jest przez minimum rok. Dla specjalistów może być ważna trochę dłużej. Niestety znalezienie się na niej nie daje gwarancji zatrudnienia, ale bywają listy wykorzystywane w 100%.

W konkursach można startować co roku?

Tak liczba startów jest nieograniczona.

Jakich kandydatów szukacie?

Poszukujemy najlepszych kandydatów w całej Europie, którzy mają dużą motywację do pracy, dobrze rozwinięte umiejętności analityczne, organizacyjne i komunikacyjne oraz umiejętność przystosowania się do różnych środowisk i grup zawodowych, tak by umieli pracować w międzynarodowym zespole. Poszukujemy ludzi, którzy chcieliby rozwijać swoje umiejętności językowe, uczyć się nowych rzeczy i rozwijać wiedzę.

Do konkursu mogą zgłosić się obywatele 27 państw członkowskich UE. W zeszłym roku na ogólny konkurs dla administratorów zgłosiło się ponad 50 tys. osób, w tym na listach rezerwowych znalazło się 308 osób. Także konkurencja jest ogromna, ale nie należy się tym zrażać. Część osób odpada, bo nie przychodzi np. na test. Wszystko zależy od profilu. Najbardziej oblegana jest europejska administracja publiczna, ponieważ tam wymagany jest dyplom dowolnego kierunku, ale np. w przypadku konkursu prawników, dyplom tylko tego kierunku.

Co jest oceniane?

Oceniana jest wiedza w dziedzinie, ale oprócz tego 8 kompetencji w skali od 0 do 10. Są nimi: umiejętność analizowania i rozwiązywania problemów; jakość i wydajność pracy; nauka i rozwój osobisty; ustalenie priorytetów i organizacja; odporność; stres; umiejętność pracy w zespole; zdolności przywódcze.

Na jakich stanowiskach można znaleźć zatrudnienie?

Personel urzędniczy dzieli się na dwie kategorie: administrację i asystentów. Administratorzy (AD) to np. urzędnicy odpowiedzialni za kształtowanie polityki unijnej, prawnicy, audytorzy, naukowcy, tłumacze pisemni i ustni, specjaliści ds. komunikacji i kontaktu z mediami. Asystenci (AST) to np. sekretarki, asystenci ds. kadr, asystenci finansowi, technicy ds. obsługi konferencji. Aby zostać administratorem należy ukończyć studia wyższe minimum 3-letnie. W przypadku asystentów studia wyższe nie są wymagane.

Oprócz głównej drogi urzędniczej istnieje inna możliwość zatrudnienia. Personel tymczasowy to też administratorzy, asystenci zatrudnieni na czas określony w agencjach europejskich. Agencje zazwyczaj prowadzą rekrutacje samodzielnie, ale korzystają też z naszej pomocy.

Zaszeregowanie pracowników kontraktowych jest inne, a wynagrodzenie niższe. Kontrakty zwykle trwają nie dłużej niż 3 lata.

My organizujemy selekcję do bazy danych („CAST”), z której można zostać wybranym, aby zostać pracownikiem kontraktowym. Być może pod koniec tego lub na początku przeszłego roku taka selekcja zostanie zorganizowana.

Istnieje również możliwość odbycia stażu, który zwykle trwa 5 miesięcy. Linki do programów stażowych dla absolwentów i praktyk dla studentów można odnaleźć na naszej stronie internetowej. Ponieważ każda instytucja samodzielnie prowadzi nabór stażystów, warto sprawdzić wszystkie dostępne strony.

Do naszego punktu informacyjnego można dzwonić z różnymi pytaniami. W tygodniu od godz. 9.00 do 11.30 i od 14.00 do 16.00. Mamy także na naszej stronie formularz, za pomocą którego można zadawać pytania.

Jaskich specjalistów poszukujecie?

Oprócz profili ogólnych jak prawo, ekonomia czy statystyka są konkursy dla informatyków, w dziedzinie bibliotekoznawstwa, zarządzania funduszami strukturalnymi, dla inżynierów. Obecnie trwa konkurs w dziedzinie inspekcji nuklearnej. Konkurs dla naukowców był zorganizowany przez Komisję Europejską. Oczywiście z każdym dyplomem można zgłosić się do konkursu w dziedzinie europejskiej administracji publicznej. Absolwenci uczelni technicznej też są poszukiwani i mogą znaleźć pracę np. w Dyrekcji Generalnej ds. badań naukowych, energii, informatyki itp..

Czy istnieje „zielone światło” dla któregoś z krajów europejskich?

Regulamin pracowniczy stanowi, że musi istnieć równowaga geograficzna w zatrudnieniu. Przez kilka lat po rozszerzeniu rzeczywiście takie kwoty w przypadku niektórych instytucji istnieją lub istniały, np. Komisja Europejska wyznaczyła sobie kwoty dla nowych 12 państw członkowskich. Niestety te uprzywilejowane kwoty dla Polaków skończyły się w grudniu 2010 r. Obecnie istnieją tylko dla Bułgarów i Rumunów do końca tego roku. Krótko po rozszerzeniu organizowaliśmy konkursy tylko dla Polaków. Wtedy łatwiej było zdać, a teraz trzeba konkurować z osobami z całej Europy.

O co pytacie kandydata, jakiego rodzaju testy rozwiązuje?

I etap to komputerowe testy wielokrotnego wyboru. Są to testy rozumowania werbalnego, numerycznego i abstrakcyjnego oraz testy zdolności znalezienia się w sytuacji czy zareagowania na daną sytuację.

Do II etapu zazwyczaj dopuszczane są 3 osoby na jedno miejsce. I tu odbywają się różne ćwiczenia symulujące środowisko pracy, np. studium przypadku. Dostaje się plik dokumentów i trzeba przeprowadzić jakąś analizę. Przeprowadzamy też ustrukturyzowaną rozmowę. Przypomina to zwykłe interview. Symulujemy różnego rodzaju sytuacje z pracy lub życia, podczas których należy zilustrować wymagane kompetencje. Kandydat otrzymuje również pakiet materiałów, na podstawie których ma przedstawić przygotowaną prezentację. Odbywa też ćwiczenia w grupie z innymi pięcioma kandydatami.

Do tej pory I etap przebiegał głównie w języku drugim, obcym. W tym roku nastąpiła zmiana. Rozumienie tekstu pisanego, operowanie danymi liczbowymi, myślenie abstrakcyjne będzie po polsku dla osób, które zadeklarowały język polski jako główny. Tylko umiejętność oceny sytuacji w języku drugim. Na ten krótki test jest bardzo ograniczony czas. Tylko 35 minut na 20 pytań.

Niestety nie publikujemy i nie udostępniamy tych pytań dlatego, że cały czas wykorzystujemy tę bazę danych w kolejnych konkursach. Na stronie internetowej są tylko przykładowe pytania.

Jakiego rodzaju są to pytania?

Na przykład pytania werbalne 20 pytań na 35 minut. Później numeryczne, czyli tabele, wykresy, zadania matematyczne – 10 pytań na 20 minut; udostępniamy kalkulator. Następnie są pytania na myślenie abstrakcyjne, takie typowe testy na inteligencję. Z serii obrazków trzeba wybrać jeden. Badamy umiejętność oceny sytuacji na poziomie konkursu na administratora lub asystenta. Wtedy trzeba wybrać najbardziej skuteczne rozwiązanie. Ta część w ubiegłym roku nie wliczała się do preselekcji, ale teraz będzie stanowiła 50% pierwszej punktacji.

II etap to studium przypadku, rozmowa, prezentacja ustna i zadanie do zrealizowania w zespole. Dla asystentów będą też praktyczne testy zawodowe, a dla sekretarki „e-tray” i rozmowa. Dla tłumaczy praktyczne testy językowe oraz prezentacja, zadanie w grupie i rozmowa.

Czy wymagane jest doświadczenie zawodowe?

To zależy od poziomu konkursu. U młodych osób, które nie mają doświadczenia, oceniany jest potencjał.

W jaki sposób przygotować się do konkursu?

Wkuwanie wiedzy o Unii nie ma większego sensu, ale taką wiedzę, jak funkcjonują instytucje unijne należy posiadać, bowiem wszystkie pytania są związane z tą tematyką.

Czytając opis stanowiska warto sobie przemyśleć, które kompetencje ma się silne, a które słabsze. Trzeba być sobą i słuchać uważnie instrukcji, żeby dokładnie realizować zadania i nie pisać wszystkiego, co się wie na dany temat. Podczas zadania w grupie należy uczestniczyć aktywnie i współpracować z innymi. Ocena końcowa zależy od wyników wszystkich zadań, a każda kompetencja jest zwykle oceniana dwa razy. Jeżeli w pierwszym ćwiczeniu pójdzie gorzej, to w drugim lepiej. A ogólny wynik nie będzie taki najgorszy.

Co ostatecznie wpływa na zaproszenie do rozmowy kwalifikacyjnej?

Po zakończonym konkursie odbywa się proces rekrutacji. Instytucje przeglądają poszczególne profile. Wszyscy kandydaci, którzy zdali lub nie, otrzymują wyniki konkursu, tzw. paszport kompetencji. A w nim ocenę i zalecenia, co można poprawić. Paszport kompetencji jest decydujący. Między innymi na jego podstawie instytucje wiedzą, kogo zaprosić na rozmowę.

Czym przyciągają do pracy instytucje unijne?

Praca w strukturach UE może być niezmiernie ciekawa i nieporównywalna z żadną administracją krajową, ponieważ pracujemy dla obywateli całej Unii Europejskiej i możemy w znaczący sposób wpłynąć na przyszłość Europy. Nie oczekujemy, że ktoś spędzi całe życie przy jednym biurku i dlatego wspierana jest i propagowana mobilność. W ramach tego samego zaszeregowania można zmieniać co kilka lat swoje miejsce zatrudnienia. Można się dokształcać na każdym etapie kariery i zdobywać nowe umiejętności. Instytucje europejskie organizują liczne szkolenia związane z określonymi zadaniami, ale również szkolenia komunikacyjne, informatyczne, kursy językowe. Ciekawostką może być szkolenie przygotowujące do emerytury.

Zatrudnienie w instytucjach UE daje możliwość pracy za granicą. Większość biur znajduje się w Brukseli, ale istnieją Reprezentacje i biura w państwach europejskich. Są też delegacje poza UE i dzięki temu można wyjechać do bardzo egzotycznego kraju. Istnieje bardzo atrakcyjny pakiet świadczeń.

Funkcjonuje się w środowisku, które zachęca do zdobywania nowych umiejętności i nauki języków. Istnieje możliwość elastycznego czasu pracy w niepełnym wymiarze godzin, jest możliwa telepraca, urlop wychowawczy, przerwa w karierze – urlop bezpłatny. Atrakcyjny pakiet świadczeń socjalnych, w tym dobra pensja, opieka nad dziećmi i ich nauka w szkołach europejskich.

Pensja administratora wynosi 4349 euro 54 centy, podstawowa pensja asystenta AST1 2654 euro 17 centów. Od tego nie są płacone podatki w kraju, ale odprowadzany podatek do budżetu wspólnotowego od 8–45%. Oprócz tego są różne zasiłki rodzinne, na dzieci, emerytalne. Jeśli ktoś zmienia państwo i np. przeprowadza się z Polski do Brukseli otrzymuje 16% dodatku. Jest możliwość wysłania dzieci do szkół europejskich.

Rozmawiała Monika Jaskowiak

Podpisy do fot.

Codzienna konferencja prasowa w Parlamencie UE. Fot. Zbigniew Sulima

Parlament UE. Fot. Zbigniew Sulima

Fot. Agnieszka Sikora

Tekst ukazał się w „Aktualnościach UP” nr 2(58)2011